Personen bearbeiten

Personendaten bearbeiten

Diese Funktion erreichen Sie, indem Sie den Link Personen bearbeiten im Menü Person verwenden.

Zum Bearbeiten von Personendaten im LSF benötigten Sie die Rolle "Einrichtung" oder "Einrichtung (Personal)" mit den Berechtigungen für die betreffende Einrichtung. Relevant ist hier die Einrichtung, der die zu bearbeitenden Personendaten auf der Registerkarte "gehört zu" zugeordnet sind. In der Detailansicht der Personendaten können Sie dies auch im Abschnitt "Zuordnung zu Einrichtungen" erkennen.

Personendaten suchen

Nachdem Sie den Link Personen bearbeiten angeklickt haben, wird Ihnen eine Suchmaske angezeigt, mit dessen Hilfe Sie nach Personen im Datenbestand von LSF suchen können.

1. Tragen Sie bitte im Feld Nachname den gesuchten Namen ein.
2. Mit dem Button Suche starten wird die Suche im Datenbestand gestartet.

Über den Button "Auswahl" können Sie auch aus einer Liste aller in LSF gespeicherten Personen auswählen.
Standardmäßig ist die Einrichtung vorbelegt. Diese Vorbelegung kann ggfs. über den Button "Wert löschen" entfernt werden.

Personendaten anlegen

Achten Sie bitte darauf, Personendaten nicht mehrfach anzulegen. Sollte der Personendatensatz bereits angelegt -aber einer anderen Einrichtung zugeordnet- sein, muss dieser Personendatensatz (auf der Registerkarte "gehört zu" unter "Personen bearbeiten") Ihrer Einrichtung (ggfs. zusätzlich) zugeordnet werden.
Um Personendaten neu anzulegen, wählen Sie bitte den Neue Person-Button (siehe Screenshot der Suchmaske oben). Es erscheint folgende Eingabemaske, auf der die Grunddaten der Person erfasst werden können:

Sobald die Grunddaten gespeichert wurden, können weitere Daten erfasst werden.

Verfeinerte Suche

Sie können Ihre Suche auch verfeinern:

• Der Bereich Ohne ermöglicht Ihnen Personen zu suchen, die keiner Einrichtung

zugehörig sind bzw. keine Funktion haben.

• Wenn Sie eine neue Person eintragen möchten benutzen Sie bitte den Button

Neue Person.

• Mit dem Button Einträge verwerfen werden alle Formularfelder auf die Standardwerte

zurückgesetzt. Dieser Button findet sich in allen Suchmasken der Erfassungs- und Verwaltungsfunktionen wieder. Nachdem Sie die Suche ausgeführt haben, wird Ihnen das Suchergebnis in Form einer Tabelle angezeigt. Dort gibt es einige Funktionen, die Sie unterstützen. Diese werden im Folgenden näher erläutert:

• Der Button Neu ermöglicht es Ihnen eine neue Person in die Datenbank aufzunehmen.
• Mit Hilfe des Buttons Edit können Sie die Person ändern, die hinter dem Button zu

finden ist.

• Wenn Sie direkt auf den Wert in der ersten Spalte (hier: Radermacher) klicken,

werden Ihnen alle Informationen zur Person angezeigt, die im Web publiziert werden.

Erfassungsmasken

Im so genannten Edit-Modus, erreichbar über den Button "EDIT", erhalten Sie Erfassungsmasken, in denen Daten eingegeben und geändert werden können. Die Eingaben werden durch Registerkarten kategorisiert und damit übersichtlicher angeordnet. Zum Wechseln der Registerkarten klicken Sie auf den Kopf einer Karte (in diesem Fall auf Person, Funktionen, Dienstadresse etc.).

Wechsel der Registerkarten

Achtung: Vor dem Wechsel von Registerkarten müssen durchgeführte Änderungen immer erst gespeichert werden!.

Wichtige Registerkarten

Bitte beachten Sie besonders die Registerkarten Dienstadresse, Gehört zu und Funktionen.

Jede Person sollte (mindestens) einer Einrichtung zugeordnet sein. Gehört zu steuert, wer diese Person bearbeiten kann. Im Normalfall wird dies auf die Einrichtung der Person eingestellt, welche die neue Person erstellt hat. Dies ist auch die Vorbelegung nach dem neuen Anlegen einer Person.

Datei:Person6.png

Zusätzlich sollte jede Person einer Einrichtung zugeordnet werden, unter welcher er/sie im Personalverzeichnis aufgeführt wird. Dies erfolgt über den Reiter Funktionen (siehe dort).

Funktionen und Funktionsadressen

Unter dem Reiter Funktionen können die Personen einer oder mehreren Einrichtungen zugeordnet werden. Hierbei wird auch die "Funktion" innerhalb der Einrichtung angegeben. Außerdem kann der Person je Eintrag eine funktionsspezifische Adresse zugewiesen werden.

Hinweis: Nach dem Speichern kann die Person weiteren Einrichtungen zugeordnet werden (oder auch der gleichen Einrichtung mehrfach, z.B. bei unterschiedlichen Funktionen oder Adressen in der gleichen Einrichtung). Hierzu steht nach dem Speichern der Button "NEU" zur Verfügung.

Im nächsten Schritt kann dem Eintrag eine Funktionsadresse zugeordnet werden:

Dienstadresse

Jede Person kann eine Dienstadresse erhalten, welche die "Hauptadresse" darstellt, unter der die Person am häufigsten anzutreffen ist. Jede Person kann nur eine Dienstadresse haben. Sollten mehrere Adressen erfasst werden, können diese bei den jeweiligen Funktionen als Funktionsadresse gespeichert werden.

Datei:Person10.png

Zusätzliche Funktionen, Funktionen löschen

Zusätzliche Funktionen können über den Button Neu innerhalb der Registrierkarte PVV(Funktionen) eingerichet werden oder durch anklicken einer weiteren Überschrift unter PVV(Überschriften).

Zum Löschen von Funktionen markieren Sie das Kästchen vor der jeweiligen Einrichtung/ Funktion und klicken auf den Button Löschen. Nach einer Bestätigung mit dem Button Endgültig Löschen ist die Zuordnung zur Einrichtung entfernt.

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