Personen bearbeiten

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Personendaten bearbeiten

Diese Funktion erreichen Sie, indem Sie den Link Personen bearbeiten im Menü Person verwenden.

Zum Bearbeiten von Personendaten im LSF benötigten Sie die Rolle "Einrichtung" oder "Einrichtung (Personal)" mit den Berechtigungen für die betreffende Einrichtung. Relevant ist hier die Einrichtung, der die zu bearbeitenden Personendaten auf der Registerkarte "gehört zu" zugeordnet sind. In der Detailansicht der Personendaten können Sie dies auch im Abschnitt "Zuordnung zu Einrichtungen" erkennen.

Die "LSF-Administratoren" einer Einrichtung können Sie z.B. in der Dateiansicht der jeweiligen Einrichtung (erreichbar über den blauen "i"-Button vor der Einrichtung im Einrichtungsbaum unter "Einrichtungen" -> "Hochschulstruktur") unter dem Punkt "Administratoren" finden.

Personendaten suchen

Nachdem Sie den Link Personen bearbeiten angeklickt haben, wird Ihnen eine Suchmaske angezeigt, mit dessen Hilfe Sie nach Personen im Datenbestand von LSF suchen können.

  1. Tragen Sie bitte im Feld Nachname den gesuchten Namen ein.
  2. Mit dem Button Suche starten wird die Suche im Datenbestand gestartet.

Über den Button "Auswahl" können Sie auch aus einer Liste aller in LSF gespeicherten Personen auswählen.
Standardmäßig ist die Einrichtung vorbelegt. Diese Vorbelegung kann ggfs. über den Button "Wert löschen" entfernt werden.


Person1.png

Personendaten anlegen

Achten Sie bitte darauf, Personendaten nicht mehrfach anzulegen. Sollte der Personendatensatz bereits angelegt -aber einer anderen Einrichtung zugeordnet- sein, muss dieser Personendatensatz (auf der Registerkarte "gehört zu" unter "Personen bearbeiten") Ihrer Einrichtung (ggfs. zusätzlich) zugeordnet werden.
Um Personendaten neu anzulegen, wählen Sie bitte den Neue Person-Button (siehe Screenshot der Suchmaske oben). Es erscheint folgende Eingabemaske, auf der die Grunddaten der Person erfasst werden können:

Person erfassung grunddaten.png

Sobald die Grunddaten gespeichert wurden, können weitere Daten erfasst werden.

Wechsel der Registerkarten

Achtung: Vor dem Wechsel von Registerkarten müssen durchgeführte Änderungen immer erst gespeichert werden!.

Erfassungsmasken

Im so genannten Edit-Modus, erreichbar über den Button "EDIT", erhalten Sie Erfassungsmasken, in denen Daten eingegeben und geändert werden können.

Person2.png

Die Eingaben werden durch Registerkarten kategorisiert und damit übersichtlicher angeordnet. Zum Wechseln der Registerkarten klicken Sie auf den Kopf einer Karte (in diesem Fall auf Person, Funktionen, Dienstadresse etc.).

Person registerkarten.png

Registerkarte "Person"

Auf der Registerkarte "Person" werden die Grunddaten, wie beispielsweise Name, Vorname und Geschlecht erfasst.
Bei der Neuanlage von Personendatensätzen muss diese Registerkarte zuerst gespeichert werden, damit Daten auf weiteren Registerkarten erfasst werden können.


Registerkarte "Funktionen"

Auf der Registerkarte Funktionen können die Personen einer oder mehreren Einrichtungen zugeordnet werden. Hierbei wird auch die "Funktion" innerhalb der Einrichtung angegeben. Diese Zuordnung steuert die Anzeige der Personendaten in der Hochschulstruktur / Einrichtungsbaum. Im Gegensatz dazu steuert der Eintrag auf der Registerkarte "Gehört zu", wer den Personendatensatz bearbeiten darf.
Außerdem kann der Person je Eintrag eine funktionsspezifische Adresse zugewiesen werden. Wählen Sie hierzu bitten den kleinen Pfeil/Dreieck am Ende der jeweiligen Zeile mit der Funktion aus.

Person funktionsadresse erfassen.png

Hinweis: Nach dem Speichern kann die Person weiteren Einrichtungen zugeordnet werden. Hierzu steht nach dem Speichern der Button "Neu" zur Verfügung.

Registerkarte "Dienstadresse"

Jede Person kann eine Dienstadresse erhalten, welche die "Hauptadresse" darstellt, unter der die Person am häufigsten anzutreffen ist. Jede Person kann nur eine Dienstadresse haben. Sollten mehrere Adressen erfasst werden, können diese bei den jeweiligen Funktionen als Funktionsadresse gespeichert werden.

Registerkarte "Bild"

Auf dieser Registerkarte können Sie ein Personenfoto hochladen. Das Foto ist aus dem Internet erreichbar, beispielsweise über die Personensuche der UDE.
Bitte legen Sie hier nur einen Eintrag an. Sie können die entsprechende Bilddatei über das kleine Dreieck/Pfeilsymbol rechts in der Zeile hochladen. Als Dateityp bitte nur jpg-, gif- oder png-Dateien mit diesen Endungen verwenden.

Person upload bild.png

Sofern keine Upload-Möglichkeit wie im Screenshot oben gezeigt zur Verfügung steht, klicken Sie bitte einmal auf den "Speichern"-Button (NICHT auf den "Neu"-Button) und versuchen anschließend den Upload erneut.

Registerkarte "Gehört zu"

Die Zuordnung zu einer (oder mehreren) Einrichtung auf der Registerkarte Gehört zu ist wichtig für das Rechtemanagement. Hierüber wird gesteuert, wer die Personendaten bearbeiten darf. Sofern dort beispielsweise der Personendatensatz der Einrichtung "Zentrum für Informations- und Mediendienste (ZIM)" oder einer untergeordneten Einrichtung zugeordnet ist, dürfen Personen mit den Berechtigungen für die Einrichtung "Zentrum für Informations- und Mediendienste (ZIM)" diesen Personendatensatz bearbeiten.
Welcher Einrichtung ein Personendatensatz im Rechtemanagement zugeordnet ist, können Sie auch in der Detailansicht der Person unter dem Punkt "Zuordnung zu Einrichtungen" erkennen.

Standardmäßig wird hier beim Anlegen des Personendatensatzes die Einrichtung eingetragen, für die man aktuell die Berechtigung besitzt. Der Personensatz kann aber bei Bedarf (ggfs. zusätzlich) auch weiteren (eigenen und fremden) Einrichtungen zugeordnet werden.
ACHTUNG: Personen mit Berechtigungen für diese Einrichtungen können dann ebenfalls alle Angaben in dem Personendatensatz ändern.

Person gehoert zu.png

Bitte beachten Sie, sofern hier mehrere Einrichtungen ausgewählt werden, dass die Person -wenn Sie die Rolle 'Dozent/in' besitzt- vor dem Anlegen neuer Veranstaltungen die korrekte Einrichtung auswählen muss. Ansonsten erfolgt die Zuordnung der neuen Veranstaltung nicht zur gewünschten Einrichtung. Bitte prüfen Sie, ob es wirklich notwendig ist, hier mehrere Einrichtungen für das Rechtemanagement anzugeben. Das ist bspw. der Fall, wenn die Person in mehreren Einrichtungen gleichzeitig tätig ist und dort in den jeweiligen Einrichtungsbaum übernommen werden soll. Falls Sie lediglich als Lehrperson zu Veranstaltungen hinzugefügt werden soll ist das nicht erforderlich.