Automatisiertes Vergabeverfahren

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Vergabeverfahren

LSF bietet derzeit ein Vergabeverfahren an (Normales Vergabeverfahren). Es kann sowohl für normale Veranstaltungen, als auch für Veranstaltungen mit Parallelgruppen verwendet werden, da es auch bei Parallelgruppen gewählte Prioritäten auswertet und berücksichtigt.
Es gibt noch ein weiteres, sehr experimentelles Verfahren, welches sich zur Zeit nicht für einen produktiven Einsatz eignet und daher NUR nach Rücksprache mit dem ZIM verwendet werden sollte!

Vergabeverfahren können nur von Nutzern durchgeführt werden, die über die Rolle Einrichtung oder Einrichtung (Veranstaltungen) verfügen.


Um zum normalen automatisierten Vergabeverfahren zu gelangen, wählen Sie aus dem Menü "Meine Funktionen" oder "Veranstaltungen" den Menüpunkt "Belegungsfunktionen" aus.

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Im Menü "Belegungsfunktionen" wählen Sie anschließend den Menüpunkt "Vergabeverfahren starten" aus.

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Veranstaltungen suchen und auswählen

Im folgenden Menü klicken Sie im Kasten auf der linken Seite zuerst auf "Veranstaltungen wählen".

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Sie gelangen dann zur Suche nach Veranstaltungen zur Zulassung. Dort können Sie anhand von verschiedenen Kriterien (Titel der Veranstaltung, Einrichtung, Dozent(in) etc.) nach der/den gewünschten Veranstaltung(en) zur Vergabe suchen. Standardmäßig ist unter Einrichtung die Einrichtung vorausgewählt, für die Sie angemeldet sind. Nach Eingabe der entsprechenden Suchparameter klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen starten".

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Die Suche liefert als Ergebnis alle Veranstaltungen die zu dieser Einrichtung und deren Untereinrichtungen gehören und bei denen die Belegung aktiviert ist. Wie Sie eine Veranstaltung für die Belegung aktivieren erfahren Sie hier.

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Wählen Sie aus der Liste die Veranstaltung(en) aus, für die Sie das Vergabeverfahren durchführen möchten, indem Sie vor die gewünschte(n) Veranstaltung(en) einen Haken setzen.

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Klicken Sie danach auf die Schaltfläche "Auswahl übernehmen".
Sollten Sie alle Veranstaltungen aus der Auswahl für die Vergabe übernehmen wollen, müssen Sie nicht bei jeder Veranstaltung einen Haken setzen, sondern klicken stattdessen auf die Schaltfläche "Alle übernehmen".

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Anschließend gelangen Sie wieder auf die Seite auf der Sie die Vergabe durchführen können. Auf der linken Seite sollte(n) nun die von Ihnen gewählte(n) Veranstaltung(en) auftauchen.

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Sollten Sie eine falsche Veranstaltung ausgewählt haben, können Sie diese über das Kreuz vor der Veranstaltung entfernen. Sollten Sie eine Veranstaltung vergessen haben, führen Sie die oberen Schritte erneut aus und wählen zusätzlich die vergessene Veranstaltung aus. Zum entfernen aller Veranstaltungen aus der Liste wählen Sie den Punkt "Liste leeren".

Erklärungen

Unter dem Punkt "Normales Vergabeverfahren (berücksichtigt Gruppenprioritäten, sofern vorhanden)" finden Sie alle weiteren Schritte zur Durchführung des Vergabeverfahrens.

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Über die beiden Radiobuttons können Sie bestimmen, ob die gewählten Veranstaltungen während des Vergabeverfahrens gesperrt werden (eine Belegung während der Vergabe ist dadurch nicht möglich!) und anschließend automatisch wieder freigegeben werden oder ob Sie jede Veranstaltung einzeln (per Hand) freigeben wollen. Der obere Punkt empfiehlt sich aus Gründen des Komforts!

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Die Funktionen darunter stellen das eigentliche Vergabeverfahren dar:

  • Die Funktion unter Punkt 1. Belegungen kennzeichnen schreibt das verwendete Vergabeverfahren in die Datenbank (und dient zu administrativen Zwecken).
  • Die Funktionalität unter Punkt 2. Generierung einer Losnummer pro Veranstaltung und Student erstellt für jede Veranstaltung für jeden Studenten eine Losnummer (d. h., dass ein Student bei mehreren belegten Veranstaltungen für jede Veranstaltung eine andere Losnummer erhält). Die Losnummer wird automatisiert nach dem Zufallsprinzip erstellt.
  • Die Funktion unter Punkt 3. Zulassung nach Fachsemester, Priorität und Losnummer vergibt die vorhandenen Plätze der Veranstaltung. Die Vergabe erfolgt anhand einer nach folgendem Schema sortierten Liste:
    Höhere Fachsemester stehen in der Liste vor niedrigeren Fachsemestern. Bei gleichem Fachsemester wird bei Parallelgruppen nach gewählter Priorität sortiert. Bei gleicher Priorität entscheidet das Los (je niedriger die Losnummer, desto besser).

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Standardmäßig sind alle Haken gesetzt, was für die korrekte Durchführen des Vergabeverfahrens auch beibehalten werden sollte.

Durchführung (Normales Vergabeverfahren)

Zur Durchführung des Vergabeverfahrens klicken Sie auf die Schaltfläche "Start Verfahren Normales Vergabeverfahren (berücksichtigt Gruppenprioritäten, sofern vorhanden)"

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Auf der folgenden Seite wird das Vergabeverfahren durchgeführt. Je nach Anzahl der gewählten Veranstaltungen für die Vergabe, kann die Durchführung einige Zeit (zum Teil mehrere Minuten) in Anspruch nehmen.

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Nach Beendigung des Verfahrens sehen Sie eine Tabelle, die das Ergebnis der einzelnen Schritte zeigt. Wenn das Vergabeverfahren korrekt durchgelaufen ist, sollte in der Spalte Meldung für jede Zeile der Wert "OK" vermerkt sein.

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Das Vergabeverfahren ist nun abgeschlossen. Klicken Sie auf "Zurück zur Auswahl der Verfahren" und leeren Sie anschließend die Liste der Veranstaltungen. Hier finden Sie eine Anleitung wie Sie sich die TeilnehmerInnen einer Veranstaltung anschauen können.