Vorlage:Prozess

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Prozessbeschreibung

Beschreibung

{{{Beschreibung}}} - Ca. 1250 Rechnungen pro Monat werden analog und manuell bearbeitet - Viele Unternehmen wollen keine Papierrechnungen mehr akzeptieren bzw. schicken - Handlungsbedarf - Ein zentraler Mitarbeiter der Buchhaltung hat das Unternehmen verlassen - Releasewechsel im ERP steht an Vorbereitung für systemische Veränderungen - von 6.1 auf 9 bzw. 10 - Wenn Projekt nicht umgesetzt: zu lange Durchlaufzeiten (~16,51 Tage) und hohe Personalbindung (3 MA) - Unternehmensziele: Digitalisierung und Effizienzsteigerung {{{Problem}}} - Manuelle & analoge Rechnungsprüfung, -buchung etc. führt zu hohen Durchlauzeiten (~16,51 tage) & Belastungen der Mitarbeitenden (~3 MA) - Prozess ist fehleranfällig, aufwendig & komplex (~Beteiligte, 6Schnittstellen, Medienbrüche Papier auf ERP - Zahlungsziele können teilweise nicht eingehalten werden (~10%) - Skonto wird teilweise nicht ausgenutzt (~20%) - Zuständigkeiten der fachlichen Rechnungsprüfung oft unklar {{{Ziel}}} - Reduzierung der Durchlaufzeit um 75% (auf ~4,2 Tage) bis zum 31.12.2023 - Reduzierung der Papierrechnungen um 99% bis 31.12.2023 - Reduzierung der Komplexität & Schnittstellen (keine Medienbrüche, Wegfall Sekretariat, Empfang) - Ausnutzung maximaler Skonti zu 99% - Einhaltung der Zahlungsziele, auch kurzfristig, zu 99% bis 31.12.2023 - Vorbereitung des Prozesses für den proAlpha Releasewechsel in 2024 {{{Projektrahmen}}} In Scope: - Einkaufsbezogene Rechnungen - Fremdleistungen - Manuelle Rechnungen - Prozessanfang: Rechnungseingang - Prozessende: Zahlungslauf Out of Scope: - Spesenabrechnungen - Reisekostenabrechnungen - Minimierung der Rechnungen ohne Bestellbezug - Releasewechsel proAlpha

Beteiligte Abteilungen und Akteure

Abteilungen	Rollen
{{{Abteilung}}}	{{{Roll}}}

Involvierte Software und Technologien

{{{Involvierte Software und Technologien}}}

Identifiziertes Prozessverbesserungspotenzial

{{{Identifiziertes Prozessverbesserungspotenzial}}}

Wiederverwendung

Wiederverwendbar bei, im Prozess

Wiederverwendung Unternehmen	Wiederverwendung Prozess
{{{Wiederverwendung Unternehmen}}}	{{{Wiederverwendung Prozess}}}

Schritte zur Wiederverwendbarkeit

{{{Schritte zur Wiederverwendbarkeit}}}

Wiederverwendung von Elementen

{{{Wiederverwendung von Elementen}}}