Personen bearbeiten

Personendaten bearbeiten

Diese Funktion erreichen Sie, indem Sie den Link Personen bearbeiten im Menü Person verwenden.
Zum Bearbeiten von Personendaten im LSF benötigten Sie die Rolle "Einrichtung" oder "Einrichtung (Personal)" mit den Berechtigungen für die betreffende Einrichtung. Relevant ist hier die Einrichtung, der die zu bearbeitenden Personendaten auf der Registerkarte "gehört zu" zugeordnet sind. In der Detailansicht der Personendaten können Sie dies auch im Abschnitt "Zuordnung zu Einrichtungen" erkennen.
Die "LSF-Administratoren" einer Einrichtung können Sie z.B. in der Dateiansicht der jeweiligen Einrichtung (erreichbar über den blauen "i"-Button vor der Einrichtung im Einrichtungsbaum unter "Einrichtungen" -> "Hochschulstruktur") unter dem Punkt "Administratoren" finden.

Personendaten suchen

Nachdem Sie den Link Personen bearbeiten angeklickt haben, wird Ihnen eine Suchmaske angezeigt, mit dessen Hilfe Sie nach Personen im Datenbestand von LSF suchen können.

1. Tragen Sie bitte im Feld Nachname den gesuchten Namen ein.
2. Mit dem Button Suche starten wird die Suche im Datenbestand gestartet.

Über den Button "Auswahl" können Sie auch aus einer Liste aller in LSF gespeicherten Personen auswählen.

Standardmäßig ist in den Rollen "Einrichtung" bzw. "Einrichtung (Personal)" die Einrichtung vorbelegt. Diese Vorbelegung kann ggfs. über den Button "Wert löschen" entfernt werden.

Personendaten anlegen

Achten Sie bitte darauf, Personendaten nicht mehrfach anzulegen. Sollte der Personendatensatz bereits angelegt -aber einer anderen Einrichtung zugeordnet- sein, muss dieser Personendatensatz (auf der Registerkarte "gehört zu" unter "Personen bearbeiten") Ihrer Einrichtung (ggfs. zusätzlich) zugeordnet werden. Andernfalls können ggfs. Probleme an anderen Stellen auftreten, bspw. bei der Zuordnung von Publikationen per DuEPublico oder beim Bearbeiten von Veranstaltungen in der Rolle "Dozent/in".

Um Personendaten neu anzulegen, wählen Sie bitte den Neue Person-Button (unter "Personen" -> "Personen bearbeiten"). Es erscheint eine Eingabemaske, auf der die Grunddaten der Person erfasst werden können.
Sobald die Grunddaten gespeichert wurden, können weitere Daten erfasst werden.

Wechsel der Registerkarten

Achtung: Vor dem Wechsel von Registerkarten müssen durchgeführte Änderungen immer erst gespeichert werden!

Erfassungsmasken

Im so genannten Edit-Modus, erreichbar über den Button "EDIT", erhalten Sie Erfassungsmasken, in denen Daten eingegeben und geändert werden können.

Die Eingaben werden durch Registerkarten kategorisiert und damit übersichtlicher angeordnet. Zum Wechseln der Registerkarten klicken Sie auf den Kopf einer Karte (in diesem Fall auf Person, Funktionen, Dienstadresse etc.).

Registerkarte "Person"

Auf der Registerkarte "Person" werden die Grunddaten, wie beispielsweise Name, Vorname und Geschlecht erfasst. Da Personendaten nicht gelöscht werden können, kann hier per "Aktiv/Inaktiv"-Kennzeichen festgelegt werden, ob die Person noch an der UDE tätig ist (siehe hierzu auch die Hinweise zum Deaktivieren von Personendatensätzen).
Bei der Neuanlage von Personendatensätzen muss diese Registerkarte zuerst gespeichert werden, damit Daten auf weiteren Registerkarten erfasst werden können.

Registerkarte "Funktionen"

Auf der Registerkarte Funktionen können die Personen einer oder mehreren Einrichtungen zugeordnet werden. Hierbei wird auch die "Funktion" innerhalb der Einrichtung angegeben. Diese Zuordnung steuert die Anzeige der Personendaten in der Hochschulstruktur / Einrichtungsbaum. Im Gegensatz dazu steuert der Eintrag auf der Registerkarte "Gehört zu", wer den Personendatensatz bearbeiten darf.
Außerdem kann der Person je Eintrag eine funktionsspezifische Adresse zugewiesen werden. Wählen Sie hierzu bitten das "Buch-Symbol" am Ende der jeweiligen Zeile mit der Funktion aus.

Hinweis: Nach dem Speichern kann die Person weiteren Einrichtungen zugeordnet werden. Hierzu steht nach dem Speichern der Button "Neu" zur Verfügung.

Registerkarte "Dienstadresse"

Jede Person kann eine Dienstadresse erhalten, welche die "Hauptadresse" darstellt, unter der die Person am häufigsten anzutreffen ist. Jede Person kann nur eine Dienstadresse haben. Sollten mehrere Adressen erfasst werden, können diese bei den jeweiligen Funktionen als Funktionsadresse gespeichert werden.

Registerkarte "Gehört zu"

Die Zuordnung zu einer (oder mehreren) Einrichtung auf der Registerkarte Gehört zu ist wichtig für das Rechtemanagement. Hierüber wird gesteuert, wer die Personendaten bearbeiten darf. Sofern dort beispielsweise der Personendatensatz der Einrichtung "Zentrum für Informations- und Mediendienste (ZIM)" oder einer untergeordneten Einrichtung zugeordnet ist, dürfen Personen mit den Berechtigungen für die Einrichtung "Zentrum für Informations- und Mediendienste (ZIM)" diesen Personendatensatz bearbeiten.
Welcher Einrichtung ein Personendatensatz im Rechtemanagement zugeordnet ist, können Sie auch in der Detailansicht der Person unter dem Punkt "Zuordnung zu Einrichtungen" erkennen.
Standardmäßig wird hier beim Anlegen des Personendatensatzes die Einrichtung eingetragen, für die man aktuell die Berechtigung besitzt. Der Personensatz kann aber bei Bedarf (ggfs. zusätzlich) auch weiteren (eigenen und fremden) Einrichtungen zugeordnet werden. Das ist zum Beispiel beim Wechsel einer Einrichtungszugehörigkeit relevant. Hier müsste dann die "bisherige" Einrichtung die "neue" Einrichtungszuordnung vornehmen.
Achtung: Personen mit Berechtigungen für diese Einrichtungen können dann ebenfalls alle Angaben in dem Personendatensatz ändern.

Bitte beachten Sie, sofern hier mehrere Einrichtungen ausgewählt werden, dass die Person -wenn Sie die Rolle 'Dozent/in' besitzt- vor dem Anlegen neuer Veranstaltungen die korrekte Einrichtung auswählen muss. Ansonsten erfolgt die Zuordnung der neuen Veranstaltung nicht zur gewünschten Einrichtung. Bitte prüfen Sie, ob es wirklich notwendig ist, hier mehrere Einrichtungen für das Rechtemanagement anzugeben. Das ist bspw. der Fall, wenn die Person in mehreren Einrichtungen gleichzeitig tätig ist und dort in den jeweiligen Einrichtungsbaum übernommen werden soll. Falls Sie lediglich als Lehrperson zu Veranstaltungen hinzugefügt werden soll ist das nicht erforderlich.

Personendaten mit verlorener Zuordnung zu einer Einrichtung

Über die Zuordnung eines Personendatensatzes zu einer Einrichtung (Registerkarte "gehört zu") wird gesteuert, welcher Personenkreis diese Daten bearbeiten darf. Sollte diese Zuordnung versehentlich gelöscht worden sein, kann der betreffende Datensatz nicht mehr bearbeitet werden.
Um dieses Problem beheben zu können, können alle Personeneinträge, die

• entweder keiner Einrichtung oder
• keiner Einrichtung, die im aktuellen und folgenden Semester im Einrichtungsbaum eingehängt ist

in den Rollen "Einrichtung" oder "Einrichtung (Personal)" -unabhängig dem Bereich, für den man die Berechtigungen hat- auf der Registerkarte "gehört zu" unter "Personen bearbeiten" einer (neuen) Einrichtung zugeordnet werden. Die weiteren Registerkarten sind bis dahin ausgegraut.
Nach der erneuten Zuordnung kann der Personendatensatz dann vollständig von der betreffenden Einrichtung bearbeitet werden.